การทำงานกับสำนักงานบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพ (คู่มือสำหรับเจ้าของกิจการ SME)

หลังจากที่เราได้พูดถึงกรอบแนวคิด และวิธีการเลือกสำนักงานบัญชีกันไปแล้วใน บทความการเลือกสำนักงานบัญชีอย่างไร ให้ถูกใจเจ้าของกิจการ เจ้าของกิจการหลายรายมักมีคำถามต่อว่า เราจะรู้ได้อย่างไรว่าสำนักงานบัญชีทำงานได้ตามขอบเขตงานจริง และ เราควรทำอะไรเพื่อให้การทำบัญชีเกิดประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจ และลดปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นให้ได้น้อยที่สุด

บทความนี้จะมาแชร์วิธีการให้เจ้าของกิจการ SME นำไป “ปฏิบัติจริง” ว่าการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีควรทำอย่างไรบ้าง เพื่อให้ “ประเมินและวัดผล” การทำงานของสำนักงานบัญชี  เพื่อเน้นการป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น ได้แบบไม่ต้องใช้ความรู้บัญชีเชิงลึก

ปัญหาที่พบได้บ่อยเมื่อทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี

ถึงแม้เจ้าของกิจการได้พูดคุยวางแผน และตกลงขั้นตอนการปฏิบัติงานกับสำนักงานบัญชีแล้ว แต่ในทางปฏิบัติ สิ่งที่เราได้พูดคุยตกลงกันนั้นอาจไม่สามารถปฏิบัติได้จริง หรือมีความยากเมื่อนำไปปฏิบัติจริง ซึ่งปัญหา ที่พบได้บ่อย และเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม มักจะเป็นเรื่องดังนี้

1. การจัดส่ง และติดตามเอกสารไม่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ถึงแม้เจ้าของกิจการจะมีการวางแผนขั้นตอนการจัดส่ง และติดตามเอกสารกับสำนักงานบัญชีอย่างเป็นระบบแล้ว แต่เมื่อปฏิบัติจริง (Execution) การจัดส่ง และติดตามเอกสารยังถือเป็นเรื่องอันดับต้น ๆ ที่มีปัญหา จากการที่เอกสารตกหล่น การได้รับเอกสารสำคัญบางอย่างไม่ครบถ้วน และการขาดการสื่อสารจากสำนักงานบัญชี รวมถึงการที่ไม่ได้ติดตามกันอย่างจริงจัง อาจทำให้เกิดความเสี่ยงมากมายแก่กิจการ ทั้งการสูญเสียประโยชน์ทางภาษี การบันทึกบัญชีที่ไม่แม่นยำ หากปัญหาเหล่านี้ไม่ได้รับการแก้ไขภายในการปิดงบการเงินประจำปี อาจจะส่งผลให้การแก้ไขนั้นไม่สามารถทำได้ หรือถ้าแก้ไขได้ กิจการจะต้องเสียทั้งเงินและเวลาเป็นอย่างมาก

• การจัดเก็บเอกสารไม่เรียบร้อย

การจัดเก็บเอกสารก็เป็นอีกหัวใจสำคัญของงานบัญชี ถึงแม้กิจการกับสำนักงานบัญชี จะมีการระบบการจัดส่ง และติดตามเอกสารที่มีประสิทธิภาพแล้ว แต่การที่สำนักงานบัญชีจัดเก็บเอกสารไม่เรียบร้อย ก็อาจมีความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายในภายหลังได้ ทำให้เมื่อจำเป็นต้องรื้อค้นเอกสารมาใช้สำหรับการตรวจสอบ หรือชี้แจง โดยเฉพาะกับกรมสรรพากร แล้วไม่พบเอกสาร ส่งผลให้กิจการเสียประโยชน์ด้านภาษี และอาจจะเสียค่าปรับเพิ่มเติมเป็นจำนวนมากได้

• ลงบัญชีผิดพลาด จากการขาดการสื่อสาร

ในหลาย ๆ ครั้ง การลงบัญชีนั้นจะต้องอาศัยความเข้าใจในกิจการของนักบัญชี เพื่อการตัดสินใจลงบัญชีได้อย่างถูกต้อง การที่กิจการที่รายการประเภทใหม่ ที่มีลักษณะต่างออกไปรายการที่เคยพูดคุย ทำความเข้าใจกัน หรือมีการเปลี่ยนแปลงการทำธุรกิจในบางเรื่อง และขาดการสื่อสารอย่างครบถ้วนในเรื่องนั้น ๆ อาจส่งผลให้เกิดการลงบัญชี “คลาดเคลื่อน” ได้ ซึ่งเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยมาก เนื่องจากเจ้าของกิจการก็มักจะไม่ทราบว่าข้อมูลอะไรเป็นจุดสำคัญที่จำเป็นต้องแจ้งเพื่อให้สำนักงานบัญชีทราบ เพื่อให้การลงบัญชีนั้นถูกต้อง และสำนักงานบัญชี ก็มักจะตั้งคำถามไม่ครบถ้วน เนื่องจากสำนักงานบัญชีไม่ได้มีส่วนร่วมในการประกอบธุรกิจของกิจการ

• สำนักงานบัญชีส่งมอบงานล่าช้ากว่ากำหนด

การส่งมอบงานล่าช้ากว่ากำหนดจากที่ตกลงกัน หรือวางแผนกัน โดยเฉพาะงานที่เกิดจากการปิดบัญชีรายเดือน และงานปิดบัญชีสิ้นปีสำหรับการจัดทำงบการเงิน เป็นอีกปัญหาที่พบได้บ่อย เนื่องจากปัญหาจากส่วนอื่น ไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบเอกสารล่าช้า การสื่อสารไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การปิดบัญชีนั้นไม่เรียบร้อย และสำนักงานบัญชีอาจจะพิจารณาขอขยับกำหนดการการส่งมอบงาน ไม่ว่าจะเป็นการปิดบัญชีรายเดือน การวิเคราะห์ตัวเลขทางบัญชี และการนำส่งงบการเงินสิ้นปี ในบางครั้งการกำหนดระยะเวลา (Timeline) ตอนที่วางแผน ตกลงขอบเขตงานกันอาจจะกำหนดไว้ค่อนข้างเร่ง และไม่ได้มีการเผื่อระยะเวลาสำหรับปัญหาหน้างานที่ไม่ได้คาดคิดไว้อย่างเพียงพอ อาจทำให้เจ้าของกิจการสูญเสียความมั่นใจในการให้บริการของสำนักงานบัญชีได้ และในบางครั้ง อาจจะเกิดการเร่งงานเผื่อให้งานเสร็จได้ตามที่ตกลง ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดได้มากขึ้น

สิ่งที่ผู้ประกอบการควรทำในการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชี

จากปัญหาที่พบได้บ่อยจากการร่วมงานกับสำนักงานบัญชีที่กล่าวไปข้างต้นแล้ว ต่อไปนี้คือ “แนวทาง” ที่เจ้าของกิจการสามารถนำไปใช้ได้จริง เพื่อให้การทำงานกับสำนักงานบัญชีเกิดปัญหาตามที่กล่าวมาน้อยที่สุด และทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด

1. สร้างการวัดผลประสิทธิภาพการทำงานที่ชัดเจน

การทำงานที่มีประสิทธิภาพนั้น สิ่งที่สำคัญคือการ “วัดผลได้อย่างชัดเจน” ที่มีข้อมูลที่เป็นข้อมูลเชิงปริมาณมาเกี่ยวข้องด้วย เพื่อให้สามารถมองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้ชัดเจน และสามารถหาแนวทางแก้ไขได้อย่างเหมาะสม โดยมีแนวทางการวัดผลดังนี้

•  การวัดผลด้วยการกำหนดเวลาส่งมอบ (Dead-line)

การกำหนดเวลาการส่งมอบงานต่าง ๆ ให้ชัดเจน เช่น การกำหนดว่าจะต้องจัดทำบัญชีรายเดือนเสร็จภายในวันที่ 25 ของเดือนถัดไป การยื่นภาษีที่ต้องทันเวลา การใช้เวลาในการจัดทำบัญชีให้เสร็จสิ้นภายใน 10 วันหลังการส่งมอบเอกสาร ฯลฯ จะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวัดผลประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานบัญชีได้อย่างชัดเจน หากมีการส่งมอบงานตามล่าช้ากว่าที่ตกลงกันไว้ เจ้าของกิจการควรให้ความสนใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ว่ามีสาเหตุมาจากอะไร เพื่อให้สำนักงานบัญชีชี้แจงว่าเหตุใดจึงได้ล่าช้ากว่าที่ตกลงกันไว้ ซึ่งจะช่วยให้สำนักงานบัญชีนั้นชี้แจงสาเหตุที่เกิดขึ้นจริง นำไปสู่การปรับปรุงแก้ไขปัญหาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เช่น การได้รับเอกสารจากผู้ขาย (Supplier) ล่าช้า หรือการส่งเอกสารตกหล่น ทำให้การปิดบัญชีล่าช้า เจ้าของกิจการก็จำเป็นจะต้องระบุไปถึงเอกสารที่เป็นต้นตอของสาเหตุ เช่น มาจากผู้ขายรายใด ทำให้การแก้ปัญหานั้นสามารถทำได้ตรงจุดมากขึ้น หรือในบางครั้ง การตกลงระยะเวลาอาจกระชั้นชิดเกินไป อาจจะจำเป็นต้องขยายกำหนดเวลาส่งมอบ เป็นต้น

• การสอบทานตัวเลขทางบัญชี

เจ้าของกิจการควรสามารถสอบทานตัวเลขทางบัญชีโดยคร่าว ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นยอดขายที่บันทึกบัญชี การสอบทานความถูกต้องของยอดคงเหลือในบัญชีธนาคาร การเปรียบเทียบอัตรากำไรของแต่ละเดือน การเปรียบเทียบการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ว่าครบตามยอดขายหรือไม่ จะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถตรวจสอบการทำงานของสำนักงานบัญชีได้ว่ามีข้อผิดพลาดในเรื่องสำคัญหรือไม่ ซึ่งการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เจ้าของกิจการใช้ร่วมกับสำนักงานบัญชีอย่าง PEAK จะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถเห็นข้อมูลตัวเลขทางบัญชีของกิจการเป็นตัวเลขชุดเดียวกับที่สำนักงานบัญชีจัดทำ และสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาจากที่ใดก็ได้ รวมถึงหากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงย้อนหลัง เจ้าของกิจการก็สามารถรู้ได้ว่ามีรายการใดมีการแก้ไข หรือถูกเพิ่มเติมเข้ามา ทำให้เจ้าของกิจการเพิ่มความมั่นใจในข้อมูลบัญชีที่สำนักงานบัญชีเป็นผู้จัดทำ

• จัดให้มีการพูดคุยเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ในเรื่องของขั้นตอนการทำงานร่วมกัน ในบางครั้งสำนักงานบัญชีอาจจะเจอกับความยากในการปฏิบัติงานจริง และ สำนักงานบัญชีอาจจะเลือกจะที่แก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ไม่ได้เกิดการแก้ไขปัญหาที่ยั่งยืน ซึ่งบางปัญหา ถ้าจะเกิดการแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องได้รับความร่วมมือจากเจ้าของกิจการ และพนักงานภายในกิจการ ดังนั้น เจ้าของกิจการควรจัดให้มีการพูดคุยเกี่ยวกับการปรับปรุงแก้ไขขั้นตอน และวิธีการทำงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยแนะนำว่าควรเป็นปีละครั้ง เพื่อเปิดโอกาสให้สำนักงานบัญชีได้ชี้แจงถึงปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อให้เจ้าของกิจการได้รับทราบ และหาแนวทางการแก้ไขร่วมกัน โดยทุกครั้งที่มีการจัดประชุมเรื่องวิธีการทำงานร่วมกันนั้น เจ้าของกิจการควรจะตั้งธงว่า ปัญหานี้ควรจะไม่เกิดขึ้นซ้ำอีกใน “รูปแบบเดิม” พร้อมกับจัดทำบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อสามารถติดตามวัดผลได้ว่า ปัญหาเหล่านี้ควรจะลดน้อยลง หรือไม่ควรจะเกิดขึ้นอีก

• สื่อสารกับผู้สอบบัญชีในเรื่องสำคัญ และ/หรือ จัดหาผู้สอบบัญชีด้วยตัวเอง

โดยปกติแล้ว กลไกในการสอบบัญชีนั้น มีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบงบการเงิน ที่จัดทำโดยสำนักงานบัญชี หรือโดยทำบัญชีภายในของกิจการในกรณีที่บริษัทมีจ้างผู้ทำบัญชีเอง (In-house) ว่ามีความถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (หรืออาจจะถูกเรียกว่า มาตรฐานการบัญชี) และได้ปฏิบัติตามกฎหมายภาษีได้อย่างถูกต้องหรือไม่ โดยเน้นไปที่บัญชี หรือเรื่องที่มีสาระสำคัญ หรือมีความหมายว่า เรื่องที่หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้น จะถูกมองว่าได้มีผลกระทบที่ “ค่อนข้างรุนแรง” ต่อกิจการได้ ผู้สอบบัญชีให้ความสำคัญในการตรวจสอบเรื่องเหล่านี้เป็นสำคัญ ซึ่งผู้สอบบัญชีนั้น ก็เหมือนกับสำนักงานบัญชี ที่จำเป็นต้องมีความเข้าใจในตัวกิจการ ขั้นตอนการประกอบธุรกิจ รายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นในกิจการ เพื่อให้การตรวจสอบนั้นเป็นไปอย่างถูกต้อง

ในกรณีที่เจ้าของกิจการใช้บริการของสำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการมักจะให้สำนักงานบัญชีเป็นผู้จัดหาผู้สอบบัญชีให้ ซึ่งมีข้อดีคือทั้งสะดวก และสามารถประหยัดเวลาของเจ้าของกิจการที่ต้องใช้ในการสื่อสารกับผู้สอบบัญชี มากกว่าการจัดหาผู้สอบบัญชีด้วยตัวเอง แต่การกระทำดังกล่าว มักเกิดผลเสียที่ตามมาดังนี้

• ข้อผิดพลาดที่ตรวจสอบ ได้รับแก้ไข แต่ไม่ได้ป้องกันการเกิดซ้ำ

เจ้าของกิจการมักจะไม่ได้สื่อสารกับผู้สอบบัญชีเท่าที่ควร หรือในบางกรณี อาจจะไม่เคยได้สื่อสารกับผู้สอบบัญชีเลย ทำให้ถึงแม้จะพบข้อผิดพลาดโดยผู้สอบบัญชี และได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ขาดการสื่อสารกลับไปยังเจ้าของกิจการอย่างครบถ้วน ทำให้ไม่เกิดการปรับปรุงแก้ไขวิธีการ หรือขั้นตอนการทำงาน ส่งผลให้ปัญหาเดิมยังเกิดซ้ำ ๆ ได้ ทำให้ปัญหาที่ได้รับการแก้ไขนั้น ถูกแก้ไขเป็น “ครั้ง ๆ” ไม่ได้มีการวางแผนเพื่อ “ป้องกัน” ไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต

ดังนั้น หากสำนักงานบัญชีเป็นผู้จัดหาผู้สอบบัญชีให้ เจ้าของกิจการควรมีการขอพูดคุยกับผู้สอบบัญชีโดยตรงเป็นการส่วนตัวด้วย เพื่อให้ผู้สอบบัญชีสามารถให้ความเห็นได้ตรงไปตรงมาต่อการทำบัญชีของสำนักงานบัญชี

• ผู้สอบบัญชีไม่ได้ตรวจสอบในเรื่องที่เจ้าของกิจการมองว่าเป็นเรื่องสำคัญ

ทั้งสำนักงานบัญชี และผู้สอบบัญชีนั้น เป็นผู้ที่ไม่ได้เข้าใจธุรกิจอย่างถ่องแท้เหมือนกับเจ้าของกิจการ ในบางครั้ง การที่ผู้สอบบัญชีไม่ได้ตรวจสอบในเรื่องที่เจ้าของกิจการมองว่ามีความสำคัญ หรือเรื่องที่เจ้าของกิจการมีความมีความกังวลเป็นพิเศษ (Concern) ซึ่งเกิดจากการที่ไม่ได้สื่อสารไปอย่างครบถ้วน หรือการสื่อสารผ่านสำนักงานบัญชี และทำให้ข้อมูลที่สำคัญนั้นตกหล่นไป ทำให้การตรวจสอบบัญชีนั้นไม่ได้ช่วยปิดความเสี่ยง หรือข้อผิดพลาดที่สำคัญนั้นไม่ได้รับการแก้ไข และส่งผลเสียในภายหลังตามมาได้

ดังนั้น ทั้งในกรณีที่เจ้าของกิจการหาผู้สอบบัญชีด้วยตัวเอง หรือการจัดหาผ่านสำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการควรมีการนัดพูดคุยวางแผนการสอบบัญชี เพื่อสื่อสารเรื่องเหล่านี้ให้ครบถ้วนด้วยตนเอง จะช่วยให้ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ได้รับแก้ไขได้อย่างทันท่วงที

งานบัญชีเป็นงานที่ต้องอาศัยข้อมูลจากผู้ที่รู้จักธุรกิจตัวเองอย่างแท้จริง

การบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง รวมถึงการตีความ และปฏิบัติตามกฎหมายภาษี (ประมวลรัษฎากร) นั้น จำเป็นต้องอาศัยความเข้าใจในการประกอบธุรกิจ เพื่อสามารถนำมาเชื่อมโยงกับหลักการที่ถูกต้องได้ สำนักงานบัญชีนั้นถือเป็นผู้ให้บริการภายนอก (Outsource) ที่ไม่ได้คลุกคลีอยู่กับธุรกิจเหมือนกับเจ้าของกิจการ ถึงแม้สำนักงานบัญชีจะมีความรู้ ประสบการณ์ และความเข้าใจในธุรกิจที่กิจการประกอบอยู่เป็นอย่างดี แต่ต้องอย่าลืมว่าทุกกิจการนั้นมีวิธีการทำธุรกิจที่จะต่างกันออกไปด้วย และมีความเฉพาะของตัวเอง ดังนั้น ในเมื่อเจ้าของกิจการก็ไม่ใช่ผู้ที่มีความรู้ด้านบัญชี และภาษีเหมือนกับสำนักงานบัญชีที่เป็นผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี  และสำนักงานบัญชีก็ไม่ได้เป็นผู้ที่ทราบเรื่องราวในธุรกิจเท่ากับเจ้าของกิจการ หรือพนักงานของกิจการ ดังนั้น เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด การนำแนวทางที่กล่าวไปข้างต้นไปปฏิบัติก็จะสามารถช่วยป้องกันความเสียหายไม่ให้เกิดขึ้น หรือช่วยลดความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นจากปัญหาต่าง ๆ ให้น้อยที่สุดได้ รวมถึงสามารถช่วยให้เจ้าของกิจการได้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานจริง เพื่อวางแผน และแก้ไขขั้นตอนการทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้

งานบัญชีเป็นงานที่ต้องอาศัยข้อมูลจากผู้ที่รู้จักธุรกิจตัวเองอย่างแท้จริง

การบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง รวมถึงการตีความ และปฏิบัติตามกฎหมายภาษี (ประมวลรัษฎากร) นั้น จำเป็นต้องอาศัยความ